Interview mit SOS Kannerduerf

Frau Echeverria von SOS Kannerduerf verwendet PlanPers, um die Zeitpläne der Support-Teams zu verwalten. Sie beantwortet unsere Fragen.

Sie verwenden das von DSK vorgeschlagene System PlanPers. Was war Ihr Bedarf?

SOS Kannerduerf Lëtzebuerg hat sehr spezifische Bedürfnisse. Zu Beginn hatten wir eine Struktur, die auf klassischen Bürozeiten basiert war, aber diese entwickelte sich weiter bis zur Entstehung von Lebensgruppen, die eine Planung mit erweiterten Arbeitszeiten erforderte. Eine weitere Besonderheit von SOS Kannerduerf sind die Häuser mit SOS-Müttern, die sogenannten „Kannerduerfsfamiljen“. Wir entschieden uns für eine Zusammenarbeit mit DSK, vor allem weil ihre Lösungen nicht nur unsere Erwartungen erfüllten, sondern auch mit unserer Lohnsoftware kompatibel waren. Was uns ebenfalls wichtig erschien, war, dass das Unternehmen seinen Sitz in Luxemburg hat. Mit lokalen Partnern zu arbeiten, die ihre Software vor Ort entwickeln, erschien uns besonders interessant. So kommt es, dass wir seit 2018 – 2017 war eine Testphase – das System PlanPers für das Personal der Lebensgruppen und demnächst auch für die Mitarbeiter der Kannerduerfsfamiljen nutzen.

Wie wurden Ihre Probleme gelöst?

Da wir unter den Geltungsbereich des SAS GAV fallen, sind wir gezwungen, mehrere Obergrenzen für die zu planenden und zu leistenden Stunden sowie für Töpfe wie Arbeitgeber- und Arbeitnehmerguthaben einzuhalten. Das PlanPers-System macht es einfach, diese verschiedenen Obergrenzen einzuhalten. Da die Dienste rund um die Uhr geöffnet sind, muss der Personalplan rechtzeitig erstellt werden, damit er den Mitarbeitern mindestens sieben Tage vor seinem Inkrafttreten mitgeteilt werden kann. Die Pausen werden für jede unserer Einheiten maßgeschneidert erstellt. PlanPers hilft uns auch bei der Integration von Mitarbeitern, die nicht in diesen Einheiten arbeiten, wie z. B. die Mitarbeiter der Verwaltung und unseres Déiereprojet, die in Teilzeit mit einer unterschiedlichen Anzahl von Stunden pro Tag arbeiten.

Wie verlief die Anpassung an das neue System?

Sehr gut! Wir haben uns sehr leicht mit allen Funktionen von PlanPers vertraut gemacht, dank einiger Schulungen durch eine DSK-Mitarbeiterin, die zu uns kam. Sie konnte viele unserer Fragen beantworten und das System sogar nach unseren spezifischen Bedürfnissen einrichten. Wir wurden also gut betreut und die Schulungen waren so umfassend, dass ich meinerseits andere Mitarbeiter schulen konnte, z. B. Gruppenleiter bei ihrer Aufgabe geleistete Stunden von Sondergruppen zu planen oder zu bestätigen. Sobald die Sprache der Tools erlernt ist, läuft die tägliche Verwaltung völlig reibungslos.

Was hat sich durch den Einsatz der PlanPers-Lösung für Ihre Unternehmensstruktur geändert?

In der nahen Zukunft werden wir viel Zeit sparen. Vieles wird bereits automatisch verwaltet, z. B. das Hinzufügen von Nachtstunden, Sonn- und Feiertagen. Deren Export erfolgt vollständig in unsere Software zur Berechnung der Gehälter, was ebenfalls sehr praktisch ist. Im Falle unserer Lebensgruppen und gemäß dem GAV SAS muss jeden Monat eine bestimmte Anzahl von Stunden geleistet werden. Diese Zahl wird je nach Aufgabe der betreffenden Person anteilig berechnet. Es müssen keine Berechnungen mehr manuell vorgenommen werden, da das Programm dank der von DSK vorgenommenen individuellen Einstellungen alles übernimmt. So werden die einzuhaltenden Höchstgrenzen angezeigt und die verschiedenen Salden Monat für Monat übertragen. Wir müssen also nicht mehr täglich die Gesamtstundenzahl für jeden Mitarbeiter berechnen. Sehr nützlich ist auch die monatliche Anzeige der Situation jedes einzelnen Mitarbeiters, in der jeder alle Daten über seine geleisteten Stunden, seine Urlaubstage, seine verschiedenen Guthaben oder auch die freien Tage sowie die Krankheitstage wiederfindet. PlanPers bringt also einen erheblichen Vorteil mit sich: das Zeitersparnis, insbesondere für die Personalabteilung. Außerdem ermöglicht uns diese Lösung, die neue Datenschutzverordnung einzuhalten. Wir sind also sehr zufrieden damit.

Wie läuft Ihre Zusammenarbeit mit DSK?

„Zusammenarbeit“ ist der richtige Begriff. DSK ist nämlich nicht nur ein Softwareanbieter, sondern ein echter Kollaborateur. Wir arbeiten gemeinsam an der Lösung von Problemen. Der Austausch ist gegenseitig. DSK ist ein Partner, der immer bestrebt ist, den Erwartungen seiner Kunden bestmöglich zu entsprechen und neue Fähigkeiten und Kenntnisse zu erwerben. So bringen wir ihnen auch ein gewisses Know-how durch die Anwendung des GAV SAS. Darüber hinaus schätzen wir besonders die Reaktionsfähigkeit des Support-Teams. Sobald wir eine Frage haben oder auf ein Problem stoßen, wissen wir, dass wir uns auf sie verlassen können und dass alles getan wird, um sie so schnell und effizient wie möglich zu beantworten. Das Team ist professionell, effizient und hört zu. Ich rufe sie oft an und kann sogar ihre Stimme am Telefon erkennen! Wir haben ein echtes Vertrauensverhältnis aufgebaut, das unsere Zusammenarbeit hoffentlich noch fruchtbarer macht, und wir hoffen, dass die DSK-Entwicklungsabteilung weitere Funktionen nach unseren Bedürfnissen und der SAS CCT entwickeln kann.