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Am 25. Mai tritt die neue EU-Datenschutzverordnung in Kraft, die eine grundlegende Aktualisierung der Verwaltungsverfahren mit sich bringen wird. Sie wird nämlich die Regeln, nach denen ein Unternehmen Daten sammeln und verwalten kann, grundlegend ändern.
Als Anbieter von Software im Bereich des Personalwesens und der Sicherheit ist DSK Systems von dieser Verordnung in hohem Maße betroffen. Wir müssen nicht nur unsere eigenen Verfahren mit der DSGVO in Einklang bringen, sondern auch unsere Software anpassen.
Sie haben sicherlich schon von der DSGVO gehört, da es Artikel darüber hagelt. Anstatt sich davon überwältigen zu lassen, bieten wir Ihnen als Regenschirm fünf „Tricks“ an, die wir getestet haben, um sich gut darauf vorzubereiten.
Informieren Sie sich!
Dies können Sie anhand von Informationskonferenzen, die von der nationalen Datenschutzkommission angeboten werden, aber auch durch sehr gut gemachte Tools, die Ihnen mit einem Klick eine Fülle von Informationen liefern, erreichen: die Broschüre der nationalen Datenschutzkommission über deren Schutzpflichten, sowie deren Handbuch das in 7 Schritten zusammenfasst, wie Sie sich vorbereiten können, und schließlich die Website des französischen CNIL.
Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter mit ein
Die DSGVO betrifft auch die Rechte Ihrer Mitarbeiter. Wenn sie von Anfang an einbezogen werden, werden sie empfänglicher für die Zwecke der Datenverarbeitung sein und Ihnen eine wesentliche Hilfe bei der Erstellung der Liste Ihrer Datenverarbeitungen bieten (z. B. Firewall-Logins, vom Support erhaltene Dateien, Details zu den Anrufen auf den firmeneigenen Mobiltelefonen).
Finden Sie einfach zu verwendende Vorlagen
Neben den umfangreichen Tools der nationalen Datenschutzkommission gibt es auf der Website des CNIL auch einfachere und praktischere Vorlagen für das Register der Datenverarbeitungen. Wenn Sie sensible Datenverarbeitungen haben, müssen Sie Privacy Impact Assessments erstellen. Auch hier bietet Ihnen das CNIL ein einfaches PIA-Tool, mit dem Sie diese Bemühungen strukturieren können.
Beantragen Sie ein Drittgutachten… ohne zusätzliche Kosten
Ab dem 25. Mai wird sich die Rolle der nationalen Datenschutzkommission auf die eines Prüfers beschränken. Auch wenn verschiedene Akteure aus den Bereichen Wirtschaftsprüfung, Personalwesen, IT oder Rechtsanwälte Ihnen Dienstleistungen rund um die DSGVO anbieten können, gibt es einen anderen, kostengünstigeren Weg: Ein DSGVO-Audit, das Ihnen aufzeigt, wo Sie sich verbessern können, und es Ihnen ermöglicht, die Kontrolle über die Umsetzung zu behalten. Und wenn Sie konkrete Fragen haben, ist es oft möglich, einen Ihrer Dienstleister, der mit der DSGVO in Verbindung steht, zu kontaktieren, um dessen Meinung ohne zusätzliche Kosten einzuholen.
Bleiben Sie pragmatisch
Das Ziel der DSGVO ist es, die Rechte von Einzelpersonen zu stärken, und nicht, Sie in den Bankrott zu treiben. Konzentrieren Sie sich nicht zu sehr auf Details, sondern überlegen Sie stattdessen, wie Ihnen diese Daten nützen. Es kann sich lohnen, zunächst darüber nachzudenken, welche Auswirkungen ein Verlust oder eine Verbreitung der Daten für die betroffenen Personen haben würde. Wenn er vernachlässigbar ist, bleibt die Priorität seiner Behandlung niedrig.
Denken Sie positiv … die DSGVO kann auch eine gute Gelegenheit sein, Speicherplatz freizumachen und Ihre Systeme zu entrümpeln!
Wenn Sie Fragen zu den DSGVO-Bemühungen bei DSK Systems haben, können Sie sich gerne an uns wenden.