Interview avec SOS Kannerduerf

Madame Echeverria de SOS Kannerduerf utilise PlanPers pour gérer les horaires des équipes de support. Elle répond à nos questions.

Vous utilisez le système PlanPers proposé par DSK. Quel était votre besoin ?

SOS Kannerduerf Lëtzebuerg a des besoins bien spécifiques. Au début, nous avions une structure basée sur des horaires de bureau classiques, mais cette dernière a évolué vers l’émergence de groupes de vie qui nécessitaient une planification sur base d’horaires plus étendus. La spécificité de SOS Kannerduerf est également la présence de maisons avec des mamans SOS, les « Kannerduerfsfamiljen ». Nous avons décidé de collaborer avec DSK, notamment parce que leurs solutions, en plus de répondre à nos attentes, étaient compatibles avec notre logiciel de salaire. Ce qui nous semblait également important était que la société soit basée au Luxembourg. Travailler avec des partenaires locaux, qui développent leurs logiciels sur place, nous est apparu comme particulièrement intéressant. C’est ainsi que, depuis 2018, 2017 ayant été une phase test, nous utilisons le système PlanPers pour le personnel des groupes de vie et prochainement, pour les collaborateurs des Kannerduerfsfamiljen.

Comment la problématique qui était la vôtre a-t-elle été résolue ?

Tombant sous le champ d’application de la CCT SAS, nous sommes contraints de respecter plusieurs plafonds concernant les heures à planifier, à prester ou encore des pots tels que le crédit employeur et le crédit salarié. Le système PlanPers permet facilement de respecter ces différents plafonds. Les services étant ouverts 24 heures sur 24, le planning du personnel doit être établi à temps afin de le communiquer aux collaborateurs au moins 7 jours avant son entrée en vigueur. Les pauses sont créées sur mesure pour chacune de nos entités. PlanPers nous est utile également pour intégrer les collaborateurs ne travaillant pas dans ces entités, comme par exemple le personnel de l’administration et de notre Déiereprojet, qui travaillent à temps partiel avec un nombre différent d’heures par jour.

Comment s’est passé l’adaptation à ce nouveau système ?

Très bien ! Nous avons très facilement pris en main toutes les fonctionnalités de PlanPers grâce à quelques formations dispensées par une personne de DSK qui s’est rendue chez nous. Elle a pu répondre à un grand nombre de nos questions et même paramétrer le système selon nos besoins spécifiques. Nous avons donc été bien accompagnés et les formations étaient suffisamment complètes pour me permettre de former à mon tour d’autres collaborateurs, comme par exemple des chefs de groupe dans leur tâche de planification ou de validation d’heures prestées hors cadre. Une fois que le langage des outils est acquise, la gestion quotidienne est tout à fait fluide.

Qu’est-ce que l’utilisation de la solution PlanPers a changé pour votre structure ?

Dans un futur proche, nous gagnerons un temps considérable. Beaucoup se gère déjà automatiquement, par exemple l’ajout des heures de nuit, des dimanches et jours fériés. Leur export se fait intégralement dans notre logiciel pour le calcul des salaires, ce qui est très pratique aussi. Dans le cas de nos groupes de vie et suivant la CCT SAS, un certain nombre d’heures est à prester chaque mois. Ce nombre est proratisé suivant la tâche de la personne concernée. Plus aucun calcul n’est à faire manuellement puisque le programme se charge de tout, grâce au paramétrage personnalisé réalisé par DSK. Les plafonds à respecter sont ainsi affichés et les différents soldes sont reportés mois par mois. Nous ne devons donc plus calculer le total des heures quotidiennement pour chaque membre du personnel. Enfin, ce qui est très utile également, c’est l’affichage mensuel de la situation propre à chaque membre, où chacun retrouve toutes les données relatives à ses heures prestées, ses jours de congés, ses différents crédits ou encore les jours de congé ainsi que les jours de maladie. PlanPers apporte donc un avantage considérable qui est le gain de temps, notamment pour le service des ressources humaines. Enfin, cette solution nous permet d’être en conformité avec le nouveau règlement sur la protection des données. Nous en sommes donc très satisfaits.

Comment se passe votre collaboration avec DSK ?

« Collaboration » est bien le terme. DSK, en effet, n’est pas un simple fournisseur de logiciel, mais un réel collaborateur. Nous travaillons ensemble à résoudre des problématiques. L’échange est mutuel, c’est un partenaire qui recherche toujours à correspondre aux mieux aux attentes de ses clients, à acquérir de nouvelles compétences et savoirs. C’est ainsi que nous leur apportons aussi un certain savoir-faire à travers l’application de la CCT SAS. Par ailleurs, nous apprécions particulièrement la réactivité du support. Dès que nous avons une question ou que nous rencontrons une problématique, nous savons que nous pouvons compter sur eux et que tout sera mis en place pour y répondre le plus rapidement et efficacement possible. L’équipe est professionnelle, efficace, à l’écoute. Je les appelle souvent et j’arrive même à reconnaître leur voix au téléphone ! Nous avons établi une réelle relation de confiance et d’échanges, qui nous souhaitons va rendre notre collaboration d’avantage fructueuse et espérons ainsi que d’autres fonctionnalités pourront être développés suivant nos besoins et la CCT SAS par le service de développement de DSK.